Woonwenz: Kies voor kwaliteit boven tijd bij implementatie ERP-systeem (2024)

• Home
• Nieuws

Begin dit jaar startte woningcorporatie Woonwenz met een nieuw ERP-systeem. Een ingrijpende verandering die de hele organisatie betreft. Hoe neem je de organisatie mee in deze verandering en wat zijn de succesfactoren bij de implementatie van een nieuw primair systeem? Een gesprek met projectleider Edmond Janssen: “Kies tijdens de projectuitvoering voor kwaliteit boven tijd.”

Woonwenz is een corporatie met ongeveer 8.500 woningen in de regio Venlo. De directe aanleiding voor de keuze voor een nieuw ERP-systeem, was dat het oude systeem end-of-life was. “Wij hebben deze mogelijkheid met beide handen aangegrepen om onze organisatie beter aan te laten sluiten bij de mogelijkheden van de huidige tijd. Daarbij hebben we bewust gezocht naar mogelijkheden voor het verbeteren van onze bedrijfsvoering en voor kostenverlaging, maar juist ook voor ontsluiting van onze dienstverlening naar onze huurders. Voorheen was het voor onze huurders bijvoorbeeld niet mogelijk om online toegang te hebben tot onze dienstverlening. Wij zijn daarom op zoek gegaan naar een systeem dat makkelijk koppelt met klantportalen en voorop loopt bij de adoptie van standaarden in de corporatiebranche als KOVRA en VERA.”

Gestandaardiseerde verbindingen
De rol van een ERP-systeem binnen een organisatie beschrijft Edmond als tweeledig. Aan de ene kant moet het zoveel mogelijk functies bevatten, maar het moet ook voorzien in gestandaardiseerde verbindingen met expertsystemen van derden. “Wij zijn als middelgrote corporatie namelijk net te klein om veel beheerinspanning te leveren op maatwerkkoppelingen. Uiteindelijk viel bij ons de keuze op Dynamics Empire van cegeka-dsa, waarmee wij in januari 2018 live zijn gegaan.”

Samen optrekken
Inmiddels volgt Woonwenz met veel interesse de ontwikkelingen rondom SWEMP, vijf grote woningcorporaties die met elkaar samenwerken en van hetzelfde ERP-systeem – ook Dynamics Empire – gebruikmaken. “De keuzes die SWEMP maakt op het gebied van koppelingen met expertoplossingen, zijn ook interessant voor een middelgrote corporatie als Woonwenz. Het liefst zou ik zien dat alle gebruikers van Dynamics Empire zoveel mogelijk dezelfde keuzes maken. Als we dat slim doen, kan dat leiden tot kostenverlaging en verbetering van onze digitale dienstverlening naar de klant. Met dit laatste doel zoeken we inmiddels bewust andere cegeka-dsa klanten in onze regio op om samen op te trekken bij gemeenschappelijke onderwerpen zoals releases.”

Continuïteit borgen
De keuze voor een nieuw ERP-systeem is een grote, en om dit goed op te vangen heeft Woonwenz zoveel mogelijk eigen mensen laten participeren in het projectteam van de implementatie. Edmond: “Door het aantal werkzame uren van onze medewerkers gedurende het project tijdelijk uit te breiden, hebben andere medewerkers de dagelijkse taken van het projectteam kunnen overnemen. Daarmee konden wij de continuïteit borgen. Verder hebben we voor de conversiebegeleiding en de testbegeleiding specialisten ingehuurd.”

“We waren ons van tevoren voldoende bewust van de organisatorische impact van een dergelijk traject. We hebben bewust gekozen voor een aanpak waarin veranderkundige elementen aanwezig zijn. Daarom hebben we ook aan de voorkant gekozen voor de inzet van adviesbureau Andersom, die dat als specialiteit in huis heeft. Een nieuw ERP-systeem implementeren is immers een organisatiewijziging die je niet vaker dan eens in de tien jaar doet. Daarvoor heb je hulp nodig van mensen die dat als dagelijks werk hebben. Andersom heeft tijdens het project de rol van projectadviseur vervuld ter ondersteuning van mij als projectleider. Tevens bracht Andersom specifieke kennis en ervaring over de aanpak van dit soort trajecten mee.”

Meenemen organisatie
De continue informatievoorziening over het project, vanaf de selectie tot aan de invoering, noemt Edmond kenmerkend voor het meenemen van de organisatie in de verandering. “Wat hebben we gedaan? Wat zijn we aan het doen? Wat gaan we doen? Deze vragen hebben wij maandelijks beantwoord tijdens personeelsbijeenkomsten. Zo zorgden we ervoor dat de mensen buiten het project aangehaakt zouden blijven. Ook hebben we tijdens een informatiemarkt tussenresultaten laten zien middels live demo’s door onze eigen projectleden van het klantportaal, de woningopname-app en factuurverwerking.”

Best practice
De corporatie koos bij de invoering voor de ‘best practice methode’. “Dit hebben wij ingezet om zowel de projectaanpak als de inrichting van het systeem intern te kunnen ‘verkopen’,” legt Edmond uit. “De achterliggende reden voor het inzetten van best practice, is dat maatwerk op termijn niet houdbaar is gezien de bewegingen in de markt. Om de snelheid van ontwikkelingen bij te houden, zullen wij als middelgrote corporatie moeten standaardiseren. Door de standaard te volgen ben je veel beter in staat om je ICT-beheer betaalbaar te organiseren, om samenwerking op te zoeken met andere partijen en natuurlijk ook om op de kosten van je bedrijfsvoering te besparen. Bovendien ben je dan klaar voor de SaaS-variant van het ERP-systeem die eraan zit te komen. SaaS dwingt immers best practice af.”

Overigens is best practice geen ‘zwart-witte en in beton gegoten’ inrichting, gaat Edmond verder. “Er zijn verschillende vrijheidsgraden in de best practice inrichting waarvan de grenzen door de leverancier tijdens de invoering worden aangegeven. Dus je kunt als corporatie zeker een eigen stempel drukken op de implementatie.”

Succesfactoren
Terugkijkend op de implementatie ziet Edmond een breed gedragen keuze voor een leverancier en systeem als één van de succesfactoren bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem. “De keuze is gemaakt door een kerngroep van acht personen bestaande uit een vertegenwoordiging van het MT, teamleiders en inhoudelijke deskundigen. Daarnaast is het belangrijk dat je duidelijke contractafspraken maakt met de leverancier. Externe juridische expertise is daarbij aan te bevelen. En besef je dat het een project is wat je samen doet. Creëer een ‘wij-gevoel’ in het projectteam, inclusief de medewerkers van de leveranciers.”

“Tegenslagen tijdens de uitvoering van dit project zaten met name in een hoog verloop onder consultants in combinatie met een initieel te krappe planning van de test- en acceptatiefase. Deze combinatie zorgde er voor dat de kennis bij onze eigen mensen voor het testen en dus ook voor het werken met Dynamics Empire nog niet op het gewenste niveau was. Op dat moment hebben we bewust gekozen voor kwaliteit boven tijd. We hebben de livegang van het project in goed onderling overleg met alle betrokken partijen uitgesteld met twee maanden. Daarnaast hebben we gevraagd om ervaren vervangers van de vertrokken consultants bij de leverancier.”

“Kiezen voor kwaliteit boven tijd bleek uiteindelijk de doorslaggevende succesfactor van de implementatie. We hebben tijdens de extra maanden bewust extra geïnvesteerd in trainingen van onze eigen projectleden. Zij waren daardoor in staat om zelf cursus te geven aan hun collega’s. Het maakt namelijk in positieve zin heel veel uit als een projectlid de cursus geeft aan zijn eigen collega’s in plaats van een consultant van een leverancier. Verder heeft de ondersteuning van testspecialist CEPO positief bijgedragen aan dit project. Zij maken de kwaliteit van de projectvoortgang meetbaar en inzichtelijk, waardoor je onderbouwde keuzes kunt maken over ingrepen in de projectplanning.”

Cloud en blockchain
Met het nieuwe ERP-systeem centraal gestationeerd in het ICT-landschap van Woonwenz, focust de corporatie zich de komende tijd op het verder implementeren van goede koppelingen naar expertsystemen. “Volgend jaar zullen wij bijvoorbeeld KOVRA-koppelingen tussen ons ERP-systeem en die van de niet-planmatig onderhoud aannemers tot stand brengen. Daarnaast hebben wij sinds januari een klantportaal van cegeka-dsa. Wellicht dat dit op termijn nog een doorontwikkeling krijgt als klantonderzoeken daartoe aanleiding geven. Verder zullen de ontwikkelingen van de nieuwe release van Dynamics Empire uitwijzen of wij naar de SaaS-cloud van Microsoft kunnen, of dat wij een eigen private cloud aanhouden voor de ERP-omgeving. Op korte termijn zullen wij gaan kijken naar Office365. Wij willen daar meer gebruik van maken, en daarom zullen wij inzetten op interne kennisopbouw en -deling over het gebruik van de Office365-tools.”

“Op de langere termijn ben ik benieuwd naar de impact van een ontwikkeling als blockchain op onze branche,” sluit Edmond het gesprek af. “Als deze technologie stand houdt en slim wordt ingezet, kan dit in plaats komen van functies van onze huidige ERP-systemen. Koppelingen tussen systemen van ketenpartners worden wellicht overbodig, want iedere relevante partij heeft zelf toegang tot zijn portie van dezelfde waarheid in de blockchain. Mogelijkheden voor blockchain die ik zie in de corporatiebranche, zijn het huurcontract met als partijen de huurder en de verhuurder, en het vastgoedobject met daaraan gekoppeld alle partijen binnen de bouw- en reparatieketen.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 30 mei 2018